قانون ۲۰/۸۰ برای بهبود بهره وری و مدیریت زمان
روش های استفاده از قانون بیست هشتاد یا اصل پارتو در زندگی
اگر در رشتهٔ دانشگاهی اقتصاد یا بازرگانی تحصیل کرده باشید، در مباحث درسی‌تان با قانون بیست هشتاد (۲۰/۸۰) آشنا شده‌اید؛ قانونی که از آن با نام اصل پارتو هم یاد می‌شود و مورد توجه افراد زیادی است. در غیر این صورت، احتمالا این اولین بار است که نام آن به گوش‌تان می‌خورد. در ادامهٔ این مقاله با همراه باشید تا با یکدیگر نگاهی دقیق‌تر به چگونگی شکل‌گیری قانون بیست هشتاد و اصول و قواعد آن داشته باشیم. به‌علاوه در بخش پایانی مقاله شما را با روش‌هایی آشنا خواهیم کرد که برای استفاده از این قانون می‌توانید به کار بگیرید. پیش از هر چیز بهتر است به تاریخچهٔ چگونگی شکل‌گیری قانون ۲۰/۸۰ و فردی که برای اولین بار نام آن را بر سر زبان‌ها انداخت بپردازیم.
چه کسی برای اولین بار قانون بیست هشتاد (۲۰/۸۰) را مطرح کرد؟
ویلفردو فدریکو داماسو پارتو نام فردی است که برای اولین بار نام این قانون را مطرح کرد (به همین خاطر است که از قانون ۲۰/۸۰ با نام اصل پارتو هم یاد می‌شود). او در سال ۱۸۴۸ در ایتالیا متولد شد. ویلفردو بعدها به اقتصاددان و فیلسوفی مطرح در زمانهٔ خود تبدیل شد. او روزی در حال قدم زدن در باغچه‌اش به نکته‌ای پی برد که توجهش را جلب کرد: در واقع او به این نتیجه رسید که ۸۰٪ از نخودفرنگی های سالم باغچه‌اش از ۲۰٪ بذرهایی که کاشته بود، حاصل می‌شده‌اند. افراد بسیاری این داستان را نقل می‌کنند و بر این باورند که این مشاهدهٔ پارتو اولین جرقه برای شکل‌گیری ایدهٔ قانون ۲۰/۸۰ در ذهن او بود. به هر جهت و فارغ از اینکه این داستان حقیقت داشته باشد یا نه، ذهن او درگیر مفهوم توزیع نابرابر شده بود و تحقیقات خود را در این باره ادامه داد. پارتو چگونگی توزیع ثروت در ایتالیا را مد نظر قرار داد و به این نکته پی برد که ۸۰٪ زمین‌های این کشور متعلق به ۲۰٪ از جمعیت آن است. تحقیقات او در زمینهٔ صنایع مختلف هم نتیجه‌ای مشابه داشت و به این نکته پی برد که ۸۰٪ از تولیدات مختلف حاصل کار ۲۰٪ از شرکت‌های فعال هستند. نتایج این تحقیقات و مشاهدات پارتو او را به این قانون کلی رساند:
تنها ۲۰٪ از فعالیت‌ها منجر به تولید ۸۰٪ از بازده و نتایج به‌دست‌آمده می‌شوند. این مسئله پایه و اساس قانون ۲۰/۸۰ است.
قانون ۲۰/۸۰ پارتو
توزیع نابرابر ثروت یا نبود تعادل میان ورودی‌ها و خروجی‌ها، حقیقتی است که امروزه همگی به آن اذعان داریم و بیشتر در قالب اصل پارتو یا قانون ۲۰/۸۰ در مورد آن صحبت می‌کنیم. با وجود اینکه این نبود تعادل همیشه دقیقا به ۲۰٪ و ۸۰٪ تقسیم نمی‌شود، در بسیاری از کسب‌وکارها می‌توان آن را سراغ گرفت:
- ۲۰٪ از فروشندگان ۸۰٪ از فروش کلی شرکت‌ها را به ارمغان می‌آورند؛
- ۲۰٪ از مشتری‌ها ۸۰٪ از سود کلی شرکت‌ها را به دست می‌دهند؛
- ۲۰٪ از رایج‌ترین اشکالات نرم‌افزاری مسبب ۸۰٪ مختل شدن کارایی (کرش یا هنگ کردن) نرم‌افزارها هستند؛
- ۲۰٪ از بیماران ۸۰٪ هزینه‌های مرتبط با مراقبت‌های درمانی را پرداخت می‌کنند (و ۵٪ از بیماران ۵۰٪ از کل هزینه‌ها را پرداخت می‌کنند).
قانون ۲۰/۸۰ حتی در زندگی شخصی افراد هم مصادیقی دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره خواهیم کرد:
- فردی را در نظر بگیرید که پنج دست کت‌وشلوار خوب و باکیفیت دارد. به نظر شما او از همهٔ این کت‌وشلوارها به‌طور منظم استفاده می‌کند؟ به احتمال زیاد این‌طور نیست و تقریبا در ۸۰٪ مواقع یکی از کت‌وشلوارها را انتخاب می‌کند (آنکه مورد علاقه‌اش است). مثال دیگر خانمی است که چند جفت کفش مختلف دارد، اما اغلب از همان ۲۰٪ همیشگی و مورد علاقه‌اش استفاده می‌کند؛
- خانه‌ای را در نظر بگیرید که اتاق‌های مختلفی دارد؛ آیا از تمامی اتاق‌ها به‌طور متعادل استفاده می‌شود؟ مشخصا این‌طور نیست و بیشتر زمان اعضای خانواده در سالن پذیرایی، سالن ناهارخوری یا دفتر کار سپری می‌شود؛
- خیابان‌های منطقه‌ای را در نظر بگیرید که در آن زندگی می‌کنید؛ آیا گذرتان به تمامی این خیابان‌ها می‌افتد؟ خیابان‌های منتهی به مدرسهٔ فرزندان، سوپرمارکت، بانک و… خیابان‌هایی هستند که اغلب از آن‌ها استفاده می‌کنید که در نهایت حدود ۲۰٪ از کل خیابان‌های منطقه را تشکیل می‌دهند؛
- اگر ۲۰ یا ۳۰ برنامهٔ مختلف بر روی موبایل هوشمندتان داشته باشید، استفادهٔ شما از آن‌ها متعادل خواهد بود؟ به احتمال زیاد تعدادی از این برنامه‌ها استفاده و کاربرد بیشتری دارند که حدودا ۸۰٪ وقت خود را صرف استفاده از آن‌ها می‌کنید.
به منظور پی بردن به این مسئله که فعالیت‌ها و عادات رفتاری افراد موفق (میلیونرها، دانشجویان نخبه و حتی قهرمانان المپیک) تا چه میزان نتایج دلخواه را برای‌شان به همراه دارد و برای‌شان سودآور است، نظرسنجی‌ای برای صدها فرد موفق در نظر گرفته شد و طبق نتایج به دست آمده مشخص شد که آن‌ها عملا امکان رسیدگی به تمامی وظایفی را که بهشان محول می‌شود (یا حتی وظایفی که خودشان مایل به رسیدگی به آن‌ها هستند)، ندارند. قانون ۲۰ ۸۰ یا اصل پارتو است که در این مواقع به کمک‌شان می‌آید: آن‌ها با استفاده از این قانون، وظایفی را که اهمیت بیشتری دارند، انتخاب می‌کنند و وظایف دیگر را یا به دیگران می‌سپارند یا به‌کلی از انجام‌شان صرف نظر می‌کنند.
چگونه می‌توان از قانون ۲۰/۸۰ استفاده کرد؟
تا به اینجای مقاله با یکدیگر به مفهوم قانون ۲۰/۸۰ پی بردیم. با استفاده از این قانون می‌توانید تمرکز و توجه خود را معطوف به فعالیت‌هایی کنید که از اهمیت بیشتری برخوردارند و به این صورت، وقت خود را صرف کارهای بی‌اهمیت نکنید و آن را هدر ندهید، اما چگونه می‌توان از قانون ۲۰/۸۰ استفاده کرد؟ این مسئله به حوزهٔ کاری و حرفهٔ شما بستگی دارد. در ادامه، چند مثال عنوان خواهیم کرد تا درک بهتری از موضوع پیدا کنید:
اگر مدیر اجرایی باشید، مطمئنا به‌طور مداوم با محدودیت منابع روبه‌رو خواهید بود و این مسئله چالشی است که همیشه ذهن‌تان را درگیر خواهد کرد. در این صورت تنها زمان شخصِ خودتان نیست که باید از آن حداکثر استفاده را داشته باشید. چگونگی استفادهٔ تمامی افراد تیم کاری‌تان از زمان‌شان حائز اهمیت است. استفاده از قانون ۲۰ ۸۰ برای چنین فردی (مدیر اجرایی) به این معنا است که به‌جای تلاش برای انجام کارهای غیرممکن، مهم‌ترین پروژه‌ها را شناسایی و تمرکز و فعالیت‌ها را بر پیشبرد آن‌ها متمرکز کند. مهم‌ترین اهداف سازمان یا کارفرمای شما کدام‌اند؟ برای دست‌یابی به این اهداف کدام وظایف و فعالیت‌ها را باید پیش بگیرید؟ به جز این‌ها، از انجام سایر فعالیت‌ها صرف نظر کنید (یا انجام‌شان را به دیگری بسپرید).
اگر به‌عنوان نویسندهٔ فریلنسر فعالیت می‌کنید، برای به کار گرفتن قانون ۲۰/۸۰ مهم‌ترین وظیفه‌ای که دارید، شناسایی بهترین مشتری‌هایی است که بیشترین دستمزد را در اختیارتان قرار می‌دهند. البته توصیه می‌شود به برقراری رابطه با یک مشتری اکتفا نکنید؛ بهتر است تمام تخم‌مرغ‌هایتان را در یک سبد نگذارید. از سوی دیگر اما اگر تعداد مشتری‌هایتان زیاد شود، به‌سرعت انرژی لازم برای ادامهٔ کار را از دست خواهید داد. با در نظر داشتن این مسائل سعی کنید با مشتری‌هایی که دستمزد بیشتری به شما می‌دهند رابطهٔ بلند‌مدت برقرار کنید.
اگر به کارآفرینی مشغول هستید، همیشه این وسوسه را خواهید داشت که کاری جدید و هیجان‌انگیز امتحان کنید. این رویکرد اساسا مشکلی ندارد، اما برای استفاده از قانون ۲۰/۸۰ باید کارهای جدیدی که امتحان می‌کنید تا حد امکان به دست‌یابی به اهداف‌تان کمک کنند. آیا هدف‌تان رونق و گسترش کسب‌وکار فعلی‌تان است؟ در این صورت می‌توانید با استفاده از ذهنیت قانون ۲۰/۸۰ تمرکزتان را معطوف به برنامه‌ریزی مرتبط با این کسب‌وکار کنید و زمان کمتری را به دنبال کردن فرصت‌های جدید اختصاص دهید.
فرقی نمی‌کند در چه حوزهٔ کاری‌ای فعالیت می‌کنید، مهم این است که قدر وقت‌تان را بدانید و ارزش بیشتری برای آن قائل شوید. سعی کنید با استفاده از قانون ۲۰/۸۰ فعالیت‌هایی را که منجر به سوددهی بیشتری می‌شوند، شناسایی کنید؛ در غیر این صورت، ممکن است فهرست بلندبالای کارهای مختلف شما را سردرگم کند و در نهایت از اهداف اصلی‌تان فاصله بگیرید. مهم‌ترین وظیفهٔ شما شناسایی ۲۰٪ فعالیت‌هایی است که ۸۰٪ از بازده نهایی را برای شما به ارمغان می‌آورند.
روش‌های مختلف استفاده از قانون بیست هشتاد
حالا که درک بهتری از مفهوم قانون ۲۰/۸۰ و چگونگی استفاده از آن پیدا کرده‌اید، می‌توانیم به سراغ روش‌های مختلفی برویم که برای استفاده از این قانون می‌توانید دنبال کنید:
۱. وظایف کاری
تمامی وظایفی را که در محیط کاری به عهده دارید، جایی یادداشت کنید و فهرستی از این وظایف بنویسید. حالا می‌توانید جدول کوچکی تهیه کنید و مقابل هر وظیفه، زمان مورد نیاز برای انجامش را بنویسید (برای نمونه یک ساعت برای چک کردن ایمیل‌ها، یک ساعت برای تماس گرفتن با مشتری و …). پس از آن ستون دیگری به جدول‌تان اضافه کنید و میزان سوددهی نهایی هر وظیفه را به درصد بنویسید. در نهایت وظایفی را که درصد پایینی دارند کنار بگذارید یا به دیگری محول کنید و سعی کنید بر وظایفِ با درصد بالا تمرکز داشته باشید.
۲. غذا
از قانون ۲۰/۸۰ برای سالم‌تر کردن عادات مربوط به خوردن غذا و خوراکی هم می‌توانید استفاده کنید. برای مدت یک هفته، اسم غذاها و خوراکی‌های مصرفی را جایی یادداشت کنید. پس از آن، مجموع میزان کالری هر غذا را مقابلش یادداشت کنید. غذاهای بسیاری هستند که کالری زیادی دارند، اما ارزش غذایی چندانی ندارند و در سوی دیگر، غذاهایی هم هستند که با وجود کالری بسیار کم، خوشمزه و سالم هستند. پس از شناسایی ارزش غذایی آن‌ها می‌توانید عادات مربوط به خوردن‌تان را بهتر کنید.
۳. گزارش زمان‌بندی روزانه
بر اساس زمان انجام گرفتن فعالیت‌های یک روز کامل، گزارشی تهیه کنید (هر فعالیت و زمان انجام گرفتنش را یادداشت کنید). زمان شروع و پایان هر فعالیت را مشخص کنید. پس از آن فعالیت‌ها را در دسته‌های جداگانه قرار بدهید. حالا ببینید کدام بخش از روزتان منجر به سوددهی، سرگرم شدن یا خوشحال شدن‌تان نمی‌شود و فعالیت‌های بخش مشخص‌شده را کنار بگذارید.
۴. مطالعه
ده-دوازده کتابی را که اخیرا خوانده‌اید، انتخاب کنید. به آن‌ها بر اساس اطلاعات مفید یا میزان سرگرم‌کنندگی‌شان امتیاز بدهید. ببینید بیشتر کدام‌یک از انواع کتاب برای‌تان مفید بوده است و برای انتخاب کتاب‌های آینده از این اطلاعات استفاده کنید.
۵. روابط
فهرستی از دوستان و کسانی که در دایرهٔ روابط اجتماعی شما قرار می‌گیرند، تهیه کنید. مشخص کنید که در رابطه‌تان با هر یک از این افراد چقدر انرژی و زمان صرف می‌کنید. حالا این انرژی و زمان مصرفی را با میزان رضایت یا استرسی که رابطه برای‌تان دارد، مقایسه کنید. این مقایسه اطلاعات خوبی در اختیارتان خواهد گذاشت و متوجه خواهید شد که بعضی از روابط برای‌تان مضر هستند و بعضی دیگر ارزشمند و نیازمند سرمایه‌گذاری بیشتر.
۶. فیدهای آر اس اس
(آر اس اس، مخفف عبارت انگلیسی Really Simple Syndication، به فارسی هم‌نشری بسیار ساده است و به درگاه‌های اینترنتی یا نرم‌افزارهایی اشاره دارد که مطالب به‌روز سایت‌های مختلف را گردآوری می‌کنند و در اختیار کاربر قرار می‌دهند.) لیست فیدهایی را که در اختیار دارید، مد نظر قرار بدهید. از میان ده فیدِ آخری که خواندید، میزان رضایت‌تان از هر یک را به درصد یادداشت کنید. حالا درصدهای پایین را حذف کنید. ارزیابی فیدها را می‌توانید بر اساس طول مقالات یا امتیاز دریافتی‌شان انجام بدهید، اما بهترین روش ارزیابی استناد به کیفیت مقالات است.
۷. ایمیل
ایمیل‌هایی را که دریافت می‌کنید، بر اساس انواع آن‌ها دسته‌بندی کنید. سعی کنید ایمیل‌هایی را که ارزش این را ندارند که خودتان به آن جواب بدهید، شناسایی کنید.
۸. اشتراک مجله‌ها
شبیه به آنچه در مورد فیدهای آر اس اس گفته شد، اشتراک مجله‌هایی را که خریداری کرده‌اید، مد نظر قرار بدهید و چند ویرایش آخر از مجله‌های دریافتی را ارزیابی کنید. خریداری اشتراک بهترین مجله‌ها را ادامه بدهید و بقیه را کنار بگذارید.
۹. برنامه‌های تلوزیونی
استفاده از قانون ۲۰/۸۰ در روند تماشای برنامه‌های تلوزیونی به این صورت است که ابتدا باید به هر برنامهٔ تلوزیونی‌ای که معمولا تماشا می‌کنید، امتیازی بدهید. پس از آن، زمان صرف‌شده برای هر یک از این برنامه‌های تلوزیونی را محاسبه کنید و با توجه به این دو عامل، برنامه‌هایی که ارزش بیشتری دارند یا سرگرم‌کننده‌تر هستند، انتخاب کنید و سایر برنامه‌ها را کنار بگذارید. به این صورت می‌توانید وقت خود را صرف کارهای مهم‌تری کنید.
۱۰. وب‌گردی
برای یکی-دو روز گزارشی تهیه کنید و در آن نام سایت‌هایی را که بهشان سر زده‌اید، یادداشت کنید. زمان سپری‌شده در هر سایت و ارزش اطلاعاتی (یا سرگرم‌کنندگی) آن را مقابلش یادداشت کنید. به‌طور کلی بیشتر ما زمان زیادی را در سایت‌هایی سپری می‌کنیم که کیفیت چندانی ندارند و با استفاده از قانون ۲۰/۸۰ در این مورد امکان جلوگیری از هدر رفتن این زمان وجود خواهد داشت.
۱۱. خانه‌تکانی بهاره
فرا رسیدن فصل بهار بهانهٔ خوبی است برای اینکه به سراغ انباری بروید و هر چیزی را که نیاز ندارید دور بریزید. صرف داشتن انباری در خانه به این معنا نیست که حتما باید هر چیز به‌دردنخوری را نگه داشت، پس به‌جز مدارک و اسناد مهم، هر چیزی را که اخیرا برای‌تان استفاده‌ای نداشته، دور بریزید. به این صورت دسترسی‌تان به وسایل و اسناد مهم‌تر، ساده‌تر می‌شود و زمان کمتری صرف جست‌وجو برای آن‌ها خواهد شد. ایدهٔ اصلی و اساسی قانون ۲۰/۸۰ را فراموش نکنید: اینکه تا حد امکان فعالیت‌هایی را انجام بدهیم که منجر به سوددهی بیشتر می‌شوند و از تلف کردن وقت برای فعالیت‌های بیهوده خودداری کنیم.
۱۲. مشتری‌ها، ارباب‌رجوع
از میان مشتری‌هایتان کسانی را که بیشتر عادت به شکوه‌وگله دارند و کمتر خرید می‌کنند، شناسایی کنید. به‌گونه‌ای محترمانه به آن‌ها بفهمانید که با ادامه دادن این روند امکان خرید محصول یا دریافت خدمات‌تان در آینده را نخواهند داشت. پس از آن، ارتباط خود را با کسانی که به این گوشزد توجهی نشان ندادند، قطع کنید. البته این توصیه در تضاد با این گفته است که حق همیشه با مشتری است، اما فراموش نکنید که ما می‌خواهیم با استفاده از قانون بیست هشتاد بیشترین بهره‌وری را از زمان خود داشته باشیم و همکاری با بعضی از افراد به دردسرهایی که برای‌تان دارد نمی‌ارزد.
۱۳. هارد درایو
در پوشه‌های مختلف کامپیوتر یا لپ‌تاپ‌تان جست‌وجو کنید و ببینید از کدام برنامه‌ها یا فایل‌ها به‌ندرت استفاده می‌کنید. پوشه‌ای جداگانه برای آن‌ها درست کنید و منتقل‌شان کنید. به این صورت، دسترسی به بخش‌های پرکاربرد زمان کمتری خواهد برد.
۱۴. دسکتاپ
برای دسکتاپ هم همان رویهٔ مربوط به هارد درایو را پیش بگیرید. البته برخلاف هارد درایو که به یک جست‌وجوی اساسی در آن نیاز است، توصیه می‌شود هر هفته یا دو هفته یک‌بار فایل‌های بلااستفادهٔ دسکتاپ را پاک کنید یا به پوشه‌ای که برای نگهداری بعضی از فایل‌ها درست می‌کنید، منتقل کنید. به این صورت می‌توانید دسکتاپ را به میز کاری کارآمدتر تبدیل کنید.
۱۵. نرم‌افزارها
از میان نرم‌افزارهای کامپیوتر آن‌هایی را که بلااستفاده مانده‌اند، حذف کنید و به این صورت، حواس‌پرت‌کن‌ها را کنار بگذارید.
۱۶. اسباب‌واثاثیهٔ خانه
برای استفاده از قانون ۲۰/۸۰ در مورد اسباب‌واثاثیهٔ خانه توصیه می‌شود از میان‌شان آن‌هایی را که باعث کلافه‌شدن یا مضطرب‌شدن شما می‌شوند یا زیاد به تعمیر نیاز پیدا می‌کنند، شناسایی کنید. پس از آن، سه انتخاب پیشِ رو خواهید داشت: استفادهٔ درست از آن‌ها را یاد بگیرید تا دیگر دردسرساز نشود، به‌طور اساسی تعمیرشان کنید یا آنکه جایگزینی برای‌شان پیدا کنید (محصول جدید بخرید).
۱۷. هزینه‌ها
گزارشی تهیه کنید و در آن تمامی هزینه‌های غیرضروری را یادداشت کنید (به جز هزینه‌هایی که صرف مالیات، خوراک و دیگر چیزهای ضروری می‌شود). پس از آن، میزان کارایی هر خرید یا هزینه را با ارزش پولی که صرف آن کرده‌اید، مقایسه کنید. برای نمونه می‌توانید هزینه‌هایی را که برای سرگرمی متحمل شده‌اید، با میزان رضایت‌تان از هر سرگرمی و لذتی که برده‌اید، مقایسه کنید. یا اگر بخواهید ارزش سرمایه گذاری هایتان را بسنجید، می‌توانید هزینهٔ صرف‌شده برای آن‌ها را با میزان سوددهی‌شان مقایسه کنید. به این صورت می‌توانید قانون ۲۰/۸۰ را برای استفادهٔ مؤثرتر از پولی که برای درآوردنش زحمت کشیده‌اید، به کار بگیرید.
۱۸. پست گذاشتن در وبلاگ یا سایت شخصی
اگر وبلاگ یا سایت شخصی دارید، می‌توانید پست‌هایی را که تا کنون منتشر کرده‌اید دسته‌بندی کنید (بر اساس موضوع، طول پست‌ها، سبک نوشته‌ها یا هر چیزی که خودتان صلاح می‌دانید). پس از آن زمان سپری شده برای نوشتن هر پست را مشخص کنید و در نهایت، این اطلاعات را با ترافیکی که فکر می‌کنید هر پست به وبلاگ یا سایت‌تان وارد کرده، مقایسه کنید. از نتیجهٔ این مقایسه برای نوشتن مطالب بعدی استفاده کنید. به این صورت می‌توانید به‌مرور زمان ترافیک ورودی را بیشتر کنید.
۱۹. عادات رفتاری
آن دسته از عادات رفتاری که فکر می‌کنید بیشترین تأثیر را در بهبود کیفیت زندگی‌تان خواهند گذاشت مشخص کنید. شاید این عادت ورزش کردن باشد، زود بیدار شدن و یا صرف شام در کنار اعضای خانواده؛ تصمیم نهایی با شماست. با استناد به تصمیمی که می‌گیرد، سعی کنید این عادات رفتاری جدید را در روند زندگی روزمرهٔ خود جای بدهید و از نتایج‌شان استفاده کنید.
۲۰. اهداف
تمامی اهدافی را که برای دست‌یابی بهشان تلاش می‌کنید، مد نظر قرار بدهید و زمان، انرژی یا سرمایهٔ صرف‌شده برای هر یک از آن‌ها را با میزان سوددهی فعالیت‌ها یا نزدیک شدن به هر هدف مقایسه کنید. سوددهی فعالیت‌ها برای شما هر چیزی می‌تواند باشد: از بهبود سلامت جسمانی گرفته تا بهتر شدن زندگی از لحاظ روابط عاطفی. برای به کار گرفتن قانون ۲۰/۸۰ باید سعی کنید تا حد امکان اهدافی را دنبال کنید که بیشترین سوددهی و ارزش را برای‌تان خواهند داشت.
